Verstoringen in ons proces
Samenvatting van de uitdaging
We verrichten veel werk in de openbare ruimte. Als we de energie-infrastructuur gaan vervangen, aanpassen of uitbreiden, hebben we daarom te maken met veel variabelen, zowel intern als extern. Om van plan tot realisatie te komen hebben we diverse op elkaar aansluitende fasen: Bij de intakefase wordt er geïnventariseerd wat we gaan maken. Vervolgens wordt tijdens de voorbereidingsfase het detailontwerp gemaakt, vragen we vergunningen aan, bestellen we materialen en maken we afspraken over de uitvoering met de aannemer, waarbij het werk in sommige gevallen uitbesteed wordt. Vervolgens gaan we de uitvoeringsfase in, waarbij het werk daadwerkelijk fysiek buiten uitgevoerd wordt. Ten slotte is er een nazorgfase, waarbij we ervoor zorgen dat het werk wat is uitgevoerd, geüpdatet wordt in onze systemen.
Voordat de uitvoering kan plaatsvinden, zijn er meerdere interne en externe specialismen betrokken op verschillende momenten in het proces. Denk aan het verkrijgen van een vergunning, het zorgen dat de juiste collega’s allen beschikbaar zijn op de juiste momenten, dat de materialen beschikbaar zijn, dat bijvoorbeeld de weg afgezet is, dat het werk afgestemd is of synchroon loopt met ander werk in dezelfde omgeving, dat de weersomstandigheden meezitten, etc. En ook dat de klant zelf werkzaamheden aan het klantdeel van de installatie en contractuele zaken tijdig op orde heeft. Al deze variabelen zorgen ervoor dat het realiseren van een optimale flow van plan tot realisatie zeer uitdagend is.
Ons werk vindt bovendien onder de grond plaats. Ondanks grondig vooronderzoek, treffen we nogal eens verrassingen aan, die pas duidelijk worden tijdens de uitvoering. Als we bijvoorbeeld in de uiterwaarden rond de rivieren in het midden van Gelderland gaan graven, leidt dat bijna altijd tot vondsten van explosieven uit de Tweede Wereldoorlog, zie dit nieuwsartikel. Maar veiligheid gaat boven alles! Dus moet de Explosieve Opruimingsdienst Defensie de bommen dan eerst opruimen voordat we verder kunnen. Door dit soort onaangekondigde vondsten loopt ons werk soms vertraging op. Dat is natuurlijk heel vervelend en we proberen het zoveel mogelijk te voorkomen.
Zoals geschetst: het juist samenbrengen van al deze variabelen, namelijk de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek, is nodig om de realisatie van het werk af te ronden op het geplande moment. Dit is een uitdaging en vraagt om flexibiliteit indien er iets niet gaat zoals verwacht of gepland.
Welke hinder ervaren wij, onze klanten en/of partners van deze uitdaging?
Onze planning kan zeer onzeker zijn en de geplande momenten van uitvoering verschuiven vaak. Dit heeft intern impact op andere planningen van andere werkzaamheden en ook op externen (bijvoorbeeld bij wegwerkzaamheden). Daarnaast kunnen wij onze klanten weinig houvast en zekerheid bieden bij wanneer een knelpunt is opgelost en zij bijvoorbeeld van het gewenste elektrisch vermogen gebruik kunnen maken.
Met alle variabelen die meespelen is de kans dat er geschoven moet worden met werk groot. De klant weet daardoor niet waar hij aan toe is. Medewerkers en partners moeten onverrichter zaken weer weg en later opnieuw terugkomen. Projecten kunnen niet afgesloten worden omdat er nog restwerk is waardoor de projectmanagers steeds opnieuw met een project bezig is. Het verschuiven en herplannen van werkzaamheden is erg intensief omdat alle stakeholders op de hoogte gebracht moeten worden en nieuwe afspraken gemaakt. Bovendien is het niet efficiënt.
Wanneer zouden wij, onze klanten en/of onze partners tevreden zijn?
Een betrouwbare geplande uitvoering. En hierover helder en transparant communiceren. Dus ook bij uitzonderlijke verschuivingen tijdig en eenduidig klanten en andere stakeholders (intern én extern) hierover kunnen informeren.
Wat doen we al op dit vlak en met wie?
Om deze uitdaging op te lossen zijn er wel veel ideeën, maar nog niet zoveel concrete aanpak. Er wordt continu gewerkt aan het veranderen van de manier waarop we werk plannen. Veel initiatieven zijn gericht op de interne samenwerking, voorraadbeheer en beter inzicht door de wijze waarop we onze workflow in onze systemen vastleggen. In communicatie geven we aan met welke risico’s de planning omgeven is.